Kotisivujen tietosuojaseloste

Salon Vilpas Yleisurheilu ry:n kotisivujen tietosuojaseloste
Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 29.10.2024.
 

1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Rekisterinpitäjä: Salon Vilpas Yleisurheilu ry
Yhteyshenkilö: Yhdistyksen puheenjohtaja, Marika Taponen
Sähköposti: marika.taponen (at) icloud.com
Henkilötietojen käsittelijä: Vitec Avoine Oy / Yhdistysavain (https://www.yhdistysavain.fi/tietosuojaliite/)

2. Rekisteröidyt

Rekisterissä käsiteltäviä rekisteröityjä ovat:

• Yhdistyksen luottamushenkilöt.
• Yhdistyksen toimihenkilöt ja valmentajat.
• Yhdistyksen jäseneksi haluavat.
• Yhdistyksen nykyiset ja entiset jäsenet, joilla on hallussaan seuran ennätystulos.
• Yhdistyksen jäsenet, jotka ovat seuran edustusurheilijoita.
• Ilmoittautumislomakkeella kilpailuihin osallistujat urheilijat.
• Nuorisovalmennusryhmään hakeneet urheilijat.
• Yleisurheilukouluun ilmoittautuvat.
• Yhteydenottolomakkeen käyttäjät.

3. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn peruste on rekisteröidyn suostumus. Henkilötietojen käyttötarkoitus on seuran toiminnasta tiedottaminen, yhteystietojen tarjoaminen ja toimintaan osallistumisen mahdollistaminen.

4. Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterissä käsitellään yhdistyksen jäsenien henkilö- ja yhteystietoja sekä muita liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat: 

• Yhdistyksen luottamushenkilöt, toimihenkilöt ja valmentajat: rekisteröidyn tehtävä, etu- ja sukunimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero. 
• Yhdistyksen jäseneksi haluavat: rekisteröidyn nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, syntymäaika, jäsenyyden tyyppi.
• Yhdistyksen nykyiset ja entiset jäsenet, joilla on hallussaan seuran ennätystulos: rekisteröidyn etu- ja sukunimi.
• Yhdistyksen jäsenet, jotka ovat seuran edustusurheilijoita: rekisteröidyn etu- ja sukunimi. 
• Ilmoittautumislomakkeella kilpailuihin osallistujat urheilijat: rekisteröidyn etu- ja sukunimi, seura tai asuinpaikka, syntymävuosi, sukupuoli. 
• Nuorisovalmennusryhmään hakeneet urheilijat: rekisteröidyn etu- ja sukunimi, syntymäaika, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, ennätykset, yleisurheilun harjoitteluvuodet, muiden urheilulajien harjoittelu, huoltajan nimi, huoltajan puhelinnumero, huoltajan sähköpostiosoite.
• Yleisurheilukouluun ilmoittautuvat: rekisteröidyn etu- ja sukunimi, syntymäaika, huoltajan nimi, huoltajan sähköpostiosoite, huoltajan puhelinnumero.
• Yhteydenottolomakkeen käyttäjät: rekisteröidyn etu- ja sukunimi, sähköpostiosoite (vapaaehtoinen), puhelinnumero (vapaaehtoinen).

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään vain rekisteröidyltä itseltään.

6. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Ei julkaistut henkilötiedot, kuten kilpailuihin ilmoittautumiset, ovat suojattu ja tallennettu kotisivujen tietojärjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.

7. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

Kilpailuihin ilmoittautumiset siirretään Suomen urheiluliiton (SUL) tulospalveluohjelmaan, jota käytetään kilpailujen sähköiseen hallinnointiin ja tulosten julkaisemiseen.

Yhdistyksen jäseneksi valittujen henkilötiedot siirretään Salon Vilpas Yleisurheilu ry:n käyttämään MyClub-jäsenrekisteriohjelmaan.

8. Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

9. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kun henkilö on:

• Yhdistyksen luottamushenkilö, toimihenkilö tai valmentaja.
• Yhdistyksen nykyinen tai entinen jäsen, jolla on hallussaan seuran ennätystulos.
• Yhdistyksen jäsen, joka on seuran edustusurheilija. 

Ilmoittautumislomakkeella kilpailuihin osallistuiden urheilijoiden henkilötietoja säilytetään kilpailujen jälkeen enintään yhden vuoden. 

Yhdistyksen jäseneksi haluavien henkilötiedot poistetaan, kun hakemus hyväksytään (henkilötiedot siirretään ja poistetaan) tai hylätään (henkilötiedot poistetaan).

10. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa: 

• Saada tieto henkilötietojensa käsittelystä. 
• Saada tarkastaa itseään koskevat Yhdistyksen käsittelemät henkilötiedot. 
• Vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä. 
• Vaatia henkilötietojensa poistamista. 
• Peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen. 
• Vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on yhdistyksen oikeutettu etu. 
• Saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot seuralle, seura käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti. 
• Vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti.

11. Yhteydenotot

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt ja kysymykset tästä tietosuojaselosteesta tulee tehdä sähköpostitse rekisterinpitäjän yhteyshenkilön sähköpostiosoitteeseen tai kotisivujen yhteydenottolomakkeen kautta.